Şirketlerin tutmak ve takip etmek zorunda oldukları defterlere resmî defterler denir. Hem vergi kanunlarında hem de Ticaret Kanunu’nda bu defterlerle ilgili hükümler yer alır. Tutulmadıkları zaman cezai yaptırımlar uygulanan bu defterler işletmenin mali durumunu, gelir-gider takibini, borç ve alacaklarını, yapılan harcamaları ve alınan kararları kayıt altına alan defterlerdir. İçeriğine ve kullanım amacına göre farklı türde pek çok defter mevcuttur. En çok kullanılan ticarî defter türleri şunlardır:

Defter-i Kebir

Defter-i Kebir, şirketin tüm muhasebe kayıtlarını gruplandıran ve hesapların ayrı ayrı görülmesini sağlayan ticari defterdir. Defter-i Kebir genellikle A4 boyutundadır ve 100 ile katları arasında sayfa sayısına sahiptir. Son yıllarda kayıtların uzun yıllarca saklanması ve kaybolma ihtimali düşünülerek e-Defter formatında elektronik hale getirilmiştir.

Yevmiye Defteri

Bu ticari defter, muhasebede sıklıkla kullanılmaktadır. Tüm muhasebe kayıtlarını gösterir ve ticari davalarda veya vergi denetimlerinde bu defter kontrol edilmektedir. Bunun yanı sıra ay sonlarında veya dönem sonunda iletilen beyannameler de bu deftere uygunluk göstermelidir. 100 ve katlarında sayfa sayısına sahip olan yevmiye defterleri genellikle A4 formatında basılmaktadır. Son yıllarda bu defterler de elektronik ortama kaydedilebilmektedir.

Envanter Defteri

Bu defterde, bir şirketin bünyesindeki tüm varlıklar kaydedilmektedir. Bu doğrultuda alınan ve verilen çek dökümleri, stok takibi, demirbaşlar, kasa sayımları vb. pek çok varlık bu deftere kaydedilmektedir. Envanter defteri A4 formatındadır ve maksimum 80 sayfa olarak basılmaktadır.

Ortaklar Pay Defteri

İşletmenin hissedarlarına ait hisse paylarını gösteren deftere ortaklar pay defteri adı verilir. Ayrıca sermaye satışları, devirler ve hisse alım – satım işlemleri daima bu deftere işlenmelidir. Deftere kayıt girilirken açıklama ve tarih elle yazılmalı ve mümkünse bahsi geçen ortağın da imzası alınmalıdır. Bu deftere bakılarak işletmenin hisseleri, hisselerin kimin üzerinde olduğu gibi pek çok bilgi ayrıntılı olarak görülebilir.

Damga Vergisi Defteri

Şirketin yaptığı sözleşmeler üzerinden hesaplanan tüm damga vergilerinin kaydedildiği defterdir. Genellikle her ay sonunda bu defterde yazılı olan tutarlarda damga vergisi beyannamesi düzenlenmekte ve vergi dairesine vergi ödemesi sağlanmaktadır.

Yönetim Kurulu Karar Defteri

Bu defter, Yönetim Kurulu’nun aldığı kararların işlendiği defterdir. Yönetim kurulu kararları bu deftere işlenir ve noter onayı olması gereklidir.

Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

İşletmenin ortakları genellikle yılda minimum 1 kez Genel Kurul’da karar almak zorundadır. Bu doğrultuda Genel Kurul’un toplanma tarihi, davet edilme şekli, gündem maddeleri, toplantıda yaşanan olaylar ve alınan kararlar bu defterde kaydedilmektedir.

Ticari Defter Tutma Yükümlülüğü Nedir?

Ticari defter tutma yükümlülüğü, bir şirkette oluşan maddi işlemlerin belirli düzen içerisinde kaydedilme sürecini kapsar. Özetle kazanç elde eden tüm gerçek ve tüzel kişilerin kazançları üzerinden ödeyecekleri vergi durumunu saptamak ve ödenecek verginin doğru hesaplanmasını sağlamak için işletmelerin tuttuğu defter ve belgeler baz alınmaktadır.

Hangi Ticari Defterler Zorunludur?

Tutulması gereken ticarî defterler Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu esaslarına göre düzenlenir. Örnek vermek gerekirse, şahıslar, kolektif şirket, komandit şirket, limited şirketi ve anonim şirketi gibi işletmeler yevmiye defteri, defter-i kebir ve envanter defteri tutmak zorundadır. Bunun dışında eğer işletme anonim şirketi ya da limited şirketi değilse, bazı defterleri tutmak zorunda değildir. Bunlar:
  • Nakliyet vergisi defteri
  • Çiftçi işletme defteri
  • İmalat ve istihsal vergisi defterleri
  • Serbest meslek kazanç defteri
  • Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri
Siz de hangi defterleri tutmanızın zorunlu olduğunu öğrenmek ve özellikle muhasebe işlemlerinizi elektronik ortamda çok daha kolay şekilde yönetmek isterseniz Hesapbilir programlarından faydalanabilirsiniz.

Ticari Defter Saklama Süresi

Ticari defterler, Ticaret Kanunu’na göre 10 yıl, Vergi Kanunu’na göre 5 yıl saklanmalıdır. Resmi defterleri 10 yıl boyunca saklamak en idealidir.

Defter Onayı

Defterlerin noterde onaylatılması gerekir. Noter, her sayfaya kaşe ve mühür basar. Yıl sonu defter tasdik ücreti aşağıdaki kalemlerden oluşur:
  • Noter açılış, ara tasdik ve kapanış tasdik bedeli
  • Varsa ek tasdik bedeli
  • Ticaret sicil tasdikname ücreti
  • Kırtasiye ücreti
  • Mali müşavir hizmet bedeli