E-İrsaliye Hakkında 15 Soru 15 Cevap

1. E-İrsaliye Nedir, Ne İşe Yarar? 

E-İrsaliye, geleneksel kâğıt irsaliyelerin yerini alan dijital bir belge sistemidir. Temel olarak, mal sevkiyatının gerçekleştiğini ve malın alıcıya ulaştığını kanıtlayan bir belge olarak kullanılır. E-İrsaliye’nin amacı, işletmeler arasındaki mal hareketlerini kayıt altına almak ve takip etmek için kullanılan bir elektronik belge sağlamaktır. Geleneksel kâğıt irsaliyelerin aksine, E-İrsaliye elektronik ortamda düzenlenir, iletilir ve saklanır. Bu, işletmelerin iş süreçlerini hızlandırır, maliyetleri düşürür ve çevreye olan etkiyi azaltır. Ayrıca, vergi denetimlerini daha kolay hale getirir ve işletmelere daha güvenilir bir belgeleme yöntemi sunar. 

2. Kimler E-İrsaliye Kullanmak Zorundadır? 

509 Sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Tebliğinde E-İrsaliye Zorunluluğu ile ilgili yapılan açıklamalara göre; 

• Gelir Vergisi Kanunu kapsamında gerçek veya tüzel kişiliğe sahip mükellefler. 

• Katma Değer Vergisi (KDV) mükellefleri. 

• Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) mükellefleri. 

• Kurumlar Vergisi mükellefleri. 

• Başka bir mükellef tarafından serbest meslek faaliyeti olarak kabul edilenler. 

• İstisna, muafiyet veya tevkifat uygulanan işlemlerde E-İrsaliye kullanma zorunluluğu bulunmaktadır. 

Bu kapsamda, belirli bir ciroyu veya işlem sayısını aşan işletmeler, E-İrsaliye kullanmak zorundadır. Bu zorunluluk, işletmenin faaliyet gösterdiği sektör ve iş hacmi gibi faktörlere bağlı olarak değişebilir. E-İrsaliye kullanım zorunluluğu ve istisnalar, Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde belirlenir. 

3. E-İrsaliye Uygulamasına Nasıl Başvurulur? 

E-İrsaliye uygulamasına başvurmak için aşağıdaki adımları izlemeniz gerekmektedir: 

• İlk olarak, E-İrsaliye kullanmak isteyen işletme, Türkiye Vergi Kimlik Numarası (VKN) veya Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası (TCKN) ile Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) internet sitesine giriş yapmalıdır. 

• GİB'in resmî web sitesinde yer alan E-İrsaliye başvuru formunu doldurmalısınız. Bu form, işletmenin temel bilgilerini içerir ve E-İrsaliye kullanımı için başvuru yapmanızı sağlar. 

• Başvuru formunu doldurduktan sonra, formu onaylamak için yetkili bir kişi tarafından imzalanmalıdır. Bu genellikle işletmenin sahibi, yöneticisi veya yetkilendirilmiş bir temsilcisidir. 

• İmzalı başvuru formunu elektronik ortamda GİB'in sistemine yüklemeniz gerekecektir. Ayrıca, başvuruyu destekleyen belgelerin (örneğin, imza sirküleri) de sistem üzerinden yüklenmesi gerekebilir. 

• Başvurunuzun değerlendirilmesi için GİB'in belirlediği süreyi bekleyin. Başvurunuzun onaylanması durumunda, E-İrsaliye kullanımı için gerekli bilgiler size iletilir. 

• Onay alındıktan sonra, E-İrsaliye kullanımına ilişkin talimatlar ve rehberlerin bulunduğu kaynaklara erişebilirsiniz. E-İrsaliye'yi başarıyla kullanmaya başlayabilirsiniz. 

E-İrsaliye başvurusu süreci ve gereklilikler, zaman zaman güncellenebilir, bu nedenle başvuru adımlarını takip etmek için GİB'in resmi internet sitesini düzenli olarak kontrol etmek önemlidir. 

4. E-İrsaliye Geçiş Zorunluluğu Ne Zamandır? 

E-İrsaliye geçiş zorunluluğu Türkiye'de farklı tarihlerde uygulanmıştır ve zaman içinde çeşitli aşamalardan geçmiştir. Başlangıçta, E-İrsaliye kullanımı belirli sektörler ve işletmeler için gönüllü olarak başlatılmıştır. Ancak daha sonra, çeşitli tarihlerde bazı işletmeler için E-İrsaliye kullanımı zorunlu hale getirilmiştir. Bu zorunluluklar, iş hacmi, cirosu ve faaliyet gösterilen sektör gibi çeşitli faktörlere göre belirlenmiştir. 

Örneğin, Türkiye'de 2017 yılında E-İrsaliye kullanımı bazı büyük ölçekli mükellefler için zorunlu hale getirilmiştir. Daha sonra, 2018 ve sonrasında çeşitli aşamalarda, belirli bir ciroyu veya işlem sayısını aşan işletmeler için E-İrsaliye kullanımı zorunlu hale gelmiştir. 

Bu nedenle, E-İrsaliye geçiş zorunluluğunun tam olarak ne zaman başladığına dair kesin bir tarih vermek mümkün değildir. Bunun yerine, işletmenin faaliyet gösterdiği sektör, iş hacmi ve diğer faktörlere bağlı olarak belirlenen zorunluluk tarihlerine dikkat etmek gerekmektedir. Bu bilgiler Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi internet sitesinde ve ilgili mevzuat belgelerinde yayınlanmaktadır. 

5. E-İrsaliye Kime Kesilir? 

E-İrsaliye, mal sevkiyatının gerçekleştiğini ve malın alıcıya ulaştığını kanıtlayan bir belge olduğu için, genellikle malın alıcıya veya alıcının adına sevkiyatı gerçekleştiren tarafına kesilir. Yani, E-İrsaliye, malı satan veya gönderen işletme tarafından düzenlenir ve alıcıya iletilecek şekilde hazırlanır. Ancak bazı durumlarda, alıcı tarafından talep edilen bir irsaliye de düzenlenebilir. Bu durum, işletmeler arasındaki ticari anlaşmaya ve uygulamalara bağlı olarak değişebilir. Özetle, E-İrsaliye, malın hareketini belgelemek ve ticari işlemleri kayıt altına almak amacıyla, genellikle malın gönderici veya satıcı tarafından alıcıya veya alıcının adına düzenlenir. 

6. E-İrsaliye Nasıl Düzenlenir? 

E-İrsaliye düzenlemek için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz: 

• Giriş Yapın: E-İrsaliye düzenlemek için yetkilendirilmiş bir kullanıcı olarak ilgili elektronik belge sistemine giriş yapın. Bu genellikle Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) resmi internet sitesi veya bir özel entegratör üzerinden yapılabilir. 

• Fatura Bilgilerini Girin: E-İrsaliye düzenleme ekranında, fatura bilgilerini girmeniz gerekecektir. Bu, alıcı ve satıcı bilgileri, ürünlerin tanımı, miktarı, fiyatı ve vergi bilgileri gibi temel bilgileri içerir. 

• Ürün Bilgilerini Ekleyin: E-İrsaliye düzenleme ekranında, gönderilen mal veya hizmetlere ilişkin detaylı bilgileri eklemek için bir bölüm bulunur. Bu bölümde, ürünlerin adı, miktarı, birim fiyatı, vergi oranı gibi bilgileri girmeniz gerekecektir. 

• Toplamı Hesaplayın: Girdiğiniz bilgilere dayanarak, sistem otomatik olarak E-İrsaliye'nin toplam tutarını hesaplayacaktır. Bu, vergiler dahil olmak üzere tüm ücretleri içerir. 

• Onaylayın ve İmzalayın: Tüm bilgilerin doğru olduğundan emin olduktan sonra, E-İrsaliye düzenleme işlemini tamamlamak için belgeyi onaylayın ve dijital olarak imzalayın. İmzalama işlemi, işletmenin yetkilendirilmiş kullanıcıları tarafından gerçekleştirilir. 

• Gönderin: Düzenlenen E-İrsaliye, alıcıya veya alıcının adına gönderilmek üzere ilgili sistem aracılığıyla iletilir. Alıcıya gönderilecek şekilde E-İrsaliye'yi dijital olarak saklayabilir veya bir PDF olarak indirebilirsiniz. 

Bu adımları takip ederek, E-İrsaliye düzenleme sürecini tamamlayabilir ve ticari işlemlerinizi elektronik olarak belgeleyebilirsiniz. 

7. E-İrsaliye Üzerinde Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir? 

E-İrsaliye, elektronik ortamda düzenlenen ve ticari malın sevkiyatını belgeleyen bir belgedir. E-İrsaliye üzerinde bulunması gereken temel bilgiler şunlardır: 

• Satıcı Bilgileri: Satıcı işletmenin adı, vergi kimlik numarası (VKN) veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası (TCKN), adres bilgileri gibi satıcıyla ilgili temel bilgiler yer almalıdır. 

• Alıcı Bilgileri: Alıcı işletmenin adı, vergi kimlik numarası (VKN) veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası (TCKN), adres bilgileri gibi alıcıyla ilgili temel bilgiler yer almalıdır. 

• E-İrsaliye Numarası ve Tarihi: E-İrsaliye'nin tekil numarası ve düzenleme tarihi belirtilmelidir. 

• Ürün Bilgileri: Sevk edilen ürünlerin adı, miktarı, birim fiyatı ve toplam tutarı gibi ürünlerle ilgili detaylı bilgiler bulunmalıdır. 

• Sevkiyat Bilgileri: Malın gönderildiği yer, gönderim tarihi ve varış yeri gibi sevkiyatla ilgili bilgiler yer almalıdır. 

• Taşıma Bilgileri: Malın taşınma şekli, taşıyıcı firma adı ve plaka numarası gibi taşıma detayları bulunabilir. 

• Toplam Tutar: E-İrsaliye kapsamındaki tüm ürünlerin toplam tutarı belirtilmelidir. 

• KDV ve Diğer Vergiler: E-İrsaliye'de KDV oranları ve toplam KDV tutarı gibi vergi bilgileri de yer almalıdır. 

Bu bilgiler, E-İrsaliye'nin doğru ve eksiksiz bir şekilde düzenlenmesini sağlayarak ticari işlemlerin kayıt altına alınmasını ve vergi mevzuatına uygunluğunun sağlanmasını sağlar. 

8. E-İrsaliye Şoför/Taşıyıcı Bilgileri Zorunlu Mudur? 

E-İrsaliye düzenlenirken şoför veya taşıyıcı bilgilerinin zorunlu olup olmadığı, mevzuata ve belirlenen şartlara bağlı olarak değişebilir. Ancak genel olarak, E-İrsaliye düzenlerken şoför veya taşıyıcı bilgileri zorunlu tutulmamaktadır. E-İrsaliye, malın gönderici ve alıcı bilgilerini içermektedir ve malın sevkiyatını belgelemek için kullanılır. Şoför veya taşıyıcı bilgileri, genellikle sevkiyatın detayları ve takibi için kullanılan farklı bir belge olan Taşıma Senedi'nde yer alabilir. Bununla birlikte, bazı özel durumlarda veya belirli sektörlerde şoför veya taşıyıcı bilgilerinin E-İrsaliye üzerinde zorunlu hale getirilmiş olabileceği durumlar olabilir. Bu nedenle, ilgili mevzuata ve belirlenen şartlara dikkat edilmesi önemlidir. 

9.E-İrsaliye Ne Zaman Düzenlenir? 

E-İrsaliye, ticari malın sevkiyatını belgelemek amacıyla düzenlenen bir belgedir. E-İrsaliye'nin ne zaman düzenleneceği, malın sevkiyatı gerçekleştiği anda olmalıdır. Yani, malın gönderilmesi veya sevkiyatının gerçekleşmesiyle aynı zamanda E-İrsaliye de düzenlenmelidir. Sevkiyat gerçekleştiğinde, malın alıcıya ulaştığı ve taşıma işleminin tamamlandığı zaman E-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Bu, işletmelerin ticari işlemlerini kayıt altına almak ve vergi mevzuatına uygunluğunu sağlamak için önemlidir. Ayrıca, E-İrsaliye'nin sevkiyatın hemen ardından düzenlenmesi, ticari işlemlerin zamanında ve doğru bir şekilde takip edilmesine ve yönetilmesine olanak tanır. Bu nedenle, E-İrsaliye'nin sevkiyatın hemen ardından düzenlenmesi önemlidir. 

10. Geriye Dönük E-İrsaliye Kesilir mi? 

Ticari bir mal sevkiyatı gerçekleştiğinde, bu işlemle ilgili olarak geriye dönük bir E-İrsaliye düzenlenmesi pek mümkün değildir. E-İrsaliye, malın sevkiyatını belgelemek amacıyla düzenlenen bir belge olduğu için, genellikle sevkiyatın gerçekleştiği anda veya en fazla sevkiyatın hemen ardından düzenlenir. 

Ancak bazı istisnai durumlarda, mal sevkiyatı gerçekleştikten sonra, sevkiyatın gerekli belgelerle belgelendirilmediği veya eksik belgelendirildiği fark edilirse, bu durumu düzeltmek amacıyla geriye dönük bir E-İrsaliye düzenlenmesi gerekebilir. Bu gibi durumlar, vergi denetimlerinde veya işletmenin kendi iç kontrol süreçlerinde tespit edilebilir. 

Ancak genel olarak, ticari işlemlerin doğru ve zamanında belgelendirilmesi önemlidir ve geriye dönük belgeleme işlemleri genellikle tavsiye edilmez. Bu nedenle, işletmelerin ticari işlemleri doğru bir şekilde takip etmeleri ve gerektiğinde gerekli belgeleri zamanında düzenlemeleri önemlidir. 

11. İrsaliye Tarihinden Kaç Gün Sonra Fatura Kesilir? 

İrsaliye tarihinden kaç gün sonra fatura kesileceği, genellikle ülkenin vergi mevzuatına ve işletmenin uygulamalarına bağlı olarak değişir. Ancak, birçok ülkede, irsaliyenin düzenlendiği tarihten itibaren belirli bir süre içinde fatura kesilmesi gerektiği yasal bir zorunluluktur. 

Örneğin, Türkiye'de, irsaliyenin düzenlendiği tarihten itibaren en geç 7 gün içinde fatura kesilmesi gerekmektedir. Bu süre, Türkiye'deki Vergi Usul Kanunu'na ve ilgili mevzuata dayanmaktadır. 

Ancak, bu süre ülkeden ülkeye ve sektörden sektöre değişebilir. Bazı durumlarda, irsaliyenin düzenlendiği tarihten itibaren fatura kesme süresi daha kısa veya daha uzun olabilir. İşletmenin faaliyet gösterdiği ülkenin vergi mevzuatına ve ilgili düzenlemelere uygun olarak, fatura kesme süresine dikkat etmek önemlidir. Ayrıca, işletmenin kendisine özgü iç denetim ve finansal süreçleri de bu sürenin belirlenmesinde etkili olabilir. 

12. E-İrsaliye Fatura Yerine Geçer mi? 

E-İrsaliye ve fatura, genellikle ayrı amaçlar için kullanılan iki farklı belgedir. E-İrsaliye, malın sevkiyatını belgelemek amacıyla düzenlenen bir belgedir. Diğer taraftan, fatura, ticari bir mal veya hizmetin satışını veya alımını belgelemek için kullanılan bir belgedir. 

E-İrsaliye, malın göndericisi tarafından alıcıya gönderilen malın taşıma işlemini belgelemek amacıyla kullanılır. Bu belge, malın sevkiyatının gerçekleştiğini ve alıcının malı aldığını kanıtlamak için kullanılır. 

Fatura ise, mal veya hizmet satışı veya alımı ile ilgili finansal işlemleri kaydetmek ve vergi mevzuatına uygun olarak vergilendirme yapmak amacıyla düzenlenir. Fatura, işletmeler arasındaki ticari işlemlerin kayıt altına alınmasını sağlar ve vergiye tabi gelirlerin doğru bir şekilde beyan edilmesini sağlar. 

Ancak, bazı ülkelerde veya belirli durumlarda, E-İrsaliye ve fatura işlevlerinin tek bir belge olarak kullanılmasına izin verilebilir. Bu durum, vergi mevzuatı ve belirlenen koşullara bağlı olarak değişebilir. Ancak genel olarak, E-İrsaliye ve fatura ayrı belgelerdir ve farklı amaçlar için kullanılırlar. 

13.Taşıma İrsaliyesi E-İrsaliye Kapsamında mıdır? 

E-İrsaliye, taşıma irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenmesini ve iletilmesini sağlayan bir dijital belge sistemidir. Dolayısıyla, taşıma irsaliyesi E-İrsaliye kapsamına girmektedir. Geleneksel kâğıt taşıma irsaliyelerinin yerini alarak, E-İrsaliye taşıma işlemlerini elektronik ortama taşır ve işletmelere kâğıt israfını önleme, iş süreçlerini hızlandırma ve maliyetleri düşürme avantajı sağlar. Bu nedenle, Türkiye'de E-İrsaliye uygulaması taşıma irsaliyeleri de içerecek şekilde geniş kapsamlı olarak kullanılmaktadır. 

14. E-İrsaliyede Yol Denetimi Nasıl Yapılır? 

E-İrsaliyelerde yol denetimi, genellikle belgenin elektronik ortamda saklanması ve yetkili mercilerin bu belgelere erişim sağlaması yoluyla gerçekleştirilir. E-İrsaliyeler, Vergi İdaresi'nin (GİB) elektronik sistemlerinde kaydedilir ve saklanır. Yol denetimleri sırasında, vergi denetçileri veya ilgili merciler, GİB'in sistemlerine erişim sağlayarak işletmenin E-İrsaliyelerini inceleyebilirler. 

Yol denetimleri sırasında, işletmenin E-İrsaliyelerinde belirtilen mal sevkiyatları, alıcı ve satıcı bilgileri, sevkiyat tarihleri, miktarlar ve diğer ilgili detaylar incelenir. Bu denetimlerde, taşıma sırasında düzenlenen E-İrsaliyelerin fiziksel olarak ibraz edilmesine gerek yoktur, çünkü belgeler elektronik ortamda saklanmaktadır. 

Ayrıca, bazı durumlarda taşıma sırasında belirlenen elektronik izleme sistemleri (GPS vb.) kullanılarak, gerçek zamanlı olarak taşımanın izlenmesi ve kontrol edilmesi de mümkündür. Bu sistemler, malın taşınma sürecini daha güvenli ve etkin bir şekilde yönetmeye yardımcı olabilir. 

15. E-İrsaliye Kullanmamanın Cezası Nedir? 

Türkiye'de E-İrsaliye kullanmamanın cezası, Vergi Usul Kanunu'nda belirtilen idari para cezalarıyla karşılaşma riskini içerir. E-İrsaliye kullanma zorunluluğu getirilen mükellefler, belirlenen süre içinde E-İrsaliye kullanmazlarsa, Vergi İdaresi tarafından yapılan denetimlerde bu durum tespit edilebilir. 

Eğer bir işletme E-İrsaliye kullanma zorunluluğuna rağmen bu zorunluluğu yerine getirmezse, Vergi Usul Kanunu uyarınca bu durumda bir idari para cezası uygulanabilir. Cezalar, ihlalin niteliğine ve sürekli olup olmadığına bağlı olarak değişebilir. İşletmeler, Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak E-İrsaliye kullanımını sağlamakla yükümlüdürler. Bu nedenle, E-İrsaliye kullanmama durumunda cezalarla karşılaşma riskini önlemek için işletmelerin yasal zorunluluklara uygun hareket etmeleri önemlidir.