Ticaret Kanunu ve vergi kanunları gereği her şirketin tutması ve takip etmesi gereken belli başlı resmi defterler vardır.

Defter Türleri

•Yevmiye defteri •Defteri kebir •Envanter defteri •Ortaklar pay defteri •Yönetim kurulu karar defteri •Genel kurul toplantı ve müzakere defteri •Damga vergisi defteri Tutulması zorunlu olan ticari defterlerin bazıları işletmenin muhasebesi ile ilgiliyken bazıları işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterlerdir. Ticari işletmenin muhasebesiyle ilgili olan tutulması zorunlu olan ticari defterler şunlardır; •Yevmiye Defteri •Defter-i Kebir •Envanter Defteri Ticari işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan tutulması zorunlu olan ticari defterler ise şunlardır; •Pay Defteri •Yönetim Kurulu veya Müdürler Kurulu Karar Defteri •Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Yevmiye Defteri

En çok bilinendir. Yapılan bütün muhasebe kayıtlarını gösterir. Vergi denetimlerinde veya ticari davalarda önce bu deftere bakılır. Ay sonlarında veya dönem sonlarında verilen beyannameler bu defterle uyumlu olmalıdır. Genellikle A4 formatında (e-Defter gelince elektronik oldu) ve 100 katları sayfa yapısından oluşmaktadır.

Defteri Kebir

Yevmiye defteri gibi tüm muhasebe kayıtlarını içerir ancak formatı daha farklıdır. Hesap bazında sınıflandırılır ve hesapları olarak ayrı ayrı görmenizi sağlar. Yevmiye defteri gibi bu da A4 formatında (e-Defter gelince elektronik oldu) ve 100 katları sayfa yapısından oluşmaktadır.

Envanter Defteri

Bu defterde sayılabilen tüm varlıklar kaydedilir. (Stoklar, demirbaşlar, alınan çek dökümleri, verilen çek dökümleri, kasa sayımları vs.) Defter görünümünde olup 20-80 sayfa yapısından oluşmaktadır.

Ortaklar Pay Defteri

Bu defterde şirket hissedarlarının ne kadar hissesi olduğu yer alır. Hisse alım satımları, sermaye artışları, devirler hep bu deftere işlenir. Açıklama ve tarih elle yazılır mümkünse ilgili ortağın imzası da alınır.

Yönetim Kurulu Karar Defteri

Yönetim kurulunun kararlarının yazıldığı defterdir. Herkes konuyla alakalı başka şeyleri anımsadığından ‘Söz uçar, yazı kalır’ mantığından yola çıkarak uyuşmazlık yaşanmaması adına kaydedilir. Defter noterden tasdik edilmiş olmalıdır.

Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Şirket ortakları yılda en az 1 defa Genel Kurul’da toplanır ve karar alır. Toplantının detayları (ortakların ne zaman ve nasıl davet edildikleri, gündem konuları, toplantıda alınan kararlar) bu deftere kaydedilir. Fakat ayrıca müdürler kurulu karar defteri tutuluyorsa bu kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez. Komandit ve kollektif şirketlerin yönetimle görevli ortakların veya bütün ortakların işletmenin yönetilmesiyle ilgili aldığı kararlar genel kurul ve müzakere defterine kaydedilir.

Damga Vergisi Defteri

Şirketin, yaptığı sözleşmeler üzerinden hesapladığı damga vergisi bu deftere işlenir. Ay sonunda defterdeki tutarları damga vergisi beyannamesi ile vergi dairesine öder.

Diğer Resmi Defter Türleri

Bunların dışında da tutulması gereken defterler vardır ama bu defterleri Anonim şirket ya da Limited iseniz bilmenize gerek yoktur. Bu defterler şu şekildedir: •Çiftçi işletme defteri •İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil) •Nakliyat Vergisi defteri •Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri •Serbest meslek kazanç defteri

Defter Saklama Süresi

Ticaret Kanununa göre tutulması gereken defterler 10 yıl, Vergi Kanunlarına göre tutulması gereken defterler de 5 yıl saklanmalıdır. Resmi defterleri 10 yıldan önce yok etmeyiniz.

Defter Onayı

Şirketlerin tuttuğu defterlerin noterde (her sayfaya kaşe ve mühür) onaylatılması gerekmektedir. Şirket tasdiklerini kendisi yapabilir. Tasdikler mali müşavir veya hukuk bürosu üzerinden de yapılabilir. Yıl sonu defter tasdik ücreti genellikle noter açılış, ara tasdik ve kapanış tasdik bedeli (varsa ek tasdik) ile kırtasiye, ticaret sicil tasdikname ücreti ve mali müşavir hizmet bedelinden oluşur.

Ticari Defter Tutma Yükümlülüğü

Ticari defterin tutulması tacirin, kamunun ve yatırımcıların korunması açısından önemlidir. Türk Ticaret Kanunu’na göre ticari defter tutmak zorunludur. Tacirler, tacir sayılanlar ve sermaye şirketleri ticari defterleri tutmakla yükümlüdür. Anonim şirketlerde ticari defteri yönetim kurulu, kolektif şirketlerde ise yönetici ortaklarca tutulur. Ticari defter tutulması teknik bir konu olduğundan genelde mali müşavirler veya serbest muhasebeciler bu iş için yetkilendirilir. Ayrıca defter tutma yükümlülüğü altında olan kişiler her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikro fiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdürler.