Bu yazımızda ticari mal ve hizmet alım-satımında önemi yüksek olan yansıtma faturasını detaylı bir şekilde inceleyerek yansıtma faturası nasıl kesilir, muhasebe kaydı nasıl yapılır gibi soruların yanıtını örnekler ve ipuçlarıyla açıklıyoruz. İlk olarak yansıtma faturası nedir sorusunu cevaplayalım. Mal ve hizmet ödemesi gerçekleştiren tarafın işlem bedelini asıl muhataba yansıtma ihtiyacını karşılayan ve bu amaçla kesilen faturalara yansıtma faturası adı verilir. Aslında burada önemli olan, mal ve hizmete ilişkin faturanın kimin adına kesilmiş olduğudur. Faturada mal veya hizmetin bedelini ödemesi gereken tarafın bilgileri yerine, ticari ilişki içinde olduğu karşı tarafın bilgilerinin bulunması, yansıtma faturası kesilmesi gereğini doğurur.

Yansıtma faturası hangi durumlarda kesilir?

Ticari ilişkilerde yansıtma faturası neden kesilir? Önemli ve kapsayıcı durumları aşağıda listeleyelim:
  • Masraf dağıtımı,
  • Taraflar arasındaki anlaşmalar,
  • Yanlış fatura düzenlenmesi
Yansıtma faturası, ticari işleme konu olan mal veya hizmet bedelinin tamamı için kesilebileceği gibi kısmi bedel için de kesilebilir. Ancak burada bir parantez açmamız gerek, mal veya hizmeti satan kişi, sattığı mal ve hizmetin maliyetine dahil edilmesi gereken bir masrafı karşı tarafa ileteceği gider yansıtma faturası olarak düzenleyemez.

Yansıtma faturası örneği

Yansıtma faturası örnekleri arasından ilk akla gelen, kaskolu aracın kazaya karışmasından sonra sigorta şirketine kesilen faturalardır. Hasarlı aracın yetkili serviste tamirinden sonra, aracı zarar gören kişi adına bir fatura kesilir. Bu fatura, kasko kapsamındaki aracın tamirine ilişkin olduğundan bedelin aynen sigorta şirketine yansıtılması için bu türde fatura kesilir. Yahut ticari faaliyette bulunmak amacıyla bir araç kiraladığınızı varsayalım. Örneğin sattığınız malın alıcıya ulaşması için bir nakliye aracını kiralarken, kira bedelinin yanı sıra işin tamamlanması sonrası aracın tükettiği akaryakıtın bedelini de karşılamak üzere anlaştıysanız işin sonunda adınıza bir akaryakıt yansıtma faturası da kesilir. Yansıtma faturası açıklaması olarak ise yüksek olasılıkla “akaryakıt yansıtma bedeli” yazar. Örneklere değinmişken eklemeden geçmeyelim; e-belgeler de pekâlâ masraf yansıtmaya konu olabilir; bir e-fatura yansıtma faturası olarak düzenlenebilir.

Yansıtma faturası keserken dikkat edilmesi gerekenler

  • Mal veya hizmetin bedeli, yansıtılan (asıl) faturadaki bedel ile aynı olmalıdır.
  • Söz konusu bedel, ticari ilişkinin taraflarından biri adına, karşı tarafa yansıtılmak üzere ödenmiş olmalıdır.
  • Taraflar arasında anlaşmazlık yaşanmaması için faturaya “yansıtma faturası” olduğu yazılmalıdır. Yansıtılan faturaya konu olan, yani mal veya hizmetin karşılandığını belgeleyen asıl fatura da yansıtma faturası ile saklanmalıdır.

Yansıtma faturası düzenlenmezse ne olur?

Yansıtma faturası düzenlememek, karşı taraf adına gerçekleştirdiğiniz bir masrafı belgelendirmemeniz, dolayısıyla vergi hukuku anlamında doğru beyanda bulunamamanıza, ticaret hukuku bakımından ise başkası adına ödediğiniz bedeli hukuki yollarla talep edememenize sebep olur. Vergi hukuku, TTK madde 23. ve VUK madde 227’de açıklanan mal satışı ya da hizmet verilmesi halleri dışındaki, bu kapsama dahil edilemeyecek masrafların yansıtma faturası olarak düzenlenmesini kural olarak belirlemiştir. VUK madde 227’de yer alan bu belgelendirme zorunluluğu ile faturanın (gider pusulası haricinde) bu maddede yer alan tüm kayıtları belgeleyecek tek yasal doküman olması ve Maliye Bakanlığı ve Bakanlığın yetkili kıldığı diğer makamlarca verilen özelgeler (yazılı izahatlar) ile de bu tür durumlarda fatura düzenlenmesi gerekliliği açıkça ifade edilmiştir. Faturayı yansıtma faturası olarak düzenlememeyi ise ayrı olarak ele almamız gerekir. Yansıtma faturası olarak düzenlemeniz gereken faturayı, genel fatura olarak hazırlamanız durumunda talep ettiğiniz bedele KDV oranını da ekleyerek karşı tarafa iletmeniz gerekir. Ancak yansıtma faturası KDV eklenmeden, mevcut bedeli aynen yansıtmak amacıyla düzenlendiğinden, ikinci kez KDV eklenmemesi gerekir.

Yansıtma faturası muhasebe kaydı

Şirket kayıtlarında bir harcamanın “gider” olarak görünmesi için şirketin gerçek bir harcaması bulunmalıdır. Yansıtma faturası kaydı ise, bedeli karşı taraftan alındığı için şirketin harcaması olarak gösterilmemelidir. Yansıtma faturası nasıl işlenir sorusuna yanıt arayacak olursak, bedeli karşı taraftan alınmak üzere yapılan bir harcama olduğundan gider olarak kaydedilmemesi gerekir. Yansıtma faturası muhasebe kaydı yapılırken fatura önce gider hesabına, sonra ise gelir hesabına alınırsa cironun lüzumsuz biçimde büyümesi söz konusu olacaktır.