Tahsilat Yönetimi Nedir?

Satılan bir ürün ya da hizmet bedelinin zamanında tahsil edilememesi, her şirket için ciddi bir tehlike arz eder. Tahsilatını zamanında alamayan şirketler, yaşadıkları bu maddi zarar doğrultusunda birbirinden farklı problemle karşı karşıya kalabilmektedir. Bu nedenle de tahsilat yönetimi yapmak, bir şirketin en temel stratejilerinden biri olmalıdır. Tahsilat yönetimi yapmak son derece büyük bir öneme sahip olmasına karşın, günümüz şirketlerinde bu durum genellikle planlı bir şekilde işleyemeyebiliyor. Hatta bu işi yapabilmesi için birçok şirkette ayrı bir departman oluşturulmaktadır. Bu durum da şirketlere ekstra bir maliyet anlamına gelir. Etkili bir tahsilat yönetiminde, şirket yetkililerinin veya bu görevle sorumlu olan birimlerin dikkat etmesi gereken birtakım hususlar söz konusudur. İlk olarak müşteri segmentlerinin ve var olan müşterilerin detaylı bir şekilde analiz edilmesi önerilmektedir. Daha sonra ise satış siparişinde ve satış işlemlerinde, müşterinin tahsilat şartlarını okuyup anladığına emin olunmalıdır. Planlanmış tahsilatların gecikmesi durumunda oluşabilecek her türlü mali tablonun en ince ayrıntısına kadar planlanması gerekir. Bu gecikmelere bağlı birer stratejinin geliştirilmesi de şirketin yaşanacak maddi zararların boyutunu minimumu indirmeyi sağlayacaktır. Tahsilat planlamasının etkin bir şekilde yapılmasının ardından, bu plana uygun adımlar atılmalıdır. Tahsilatların belirlenen sürenin çok daha üzerinde gecikmesi durumunda, şirket tarafından izlenmesi gereken tüm yasal süreçlerin bilinmesi de oldukça önemli bir konudur. Bir tahsilat planı yapılmadan önce, müşterinin önceki dönemlerdeki ödeme alışkanlıkları incelenmeli ve bu alışkanlıklar doğrultusunda bir politika izlenmelidir. Tahsilatların yönetimini yapmak, düşünüldüğünden çok daha zor ve komplike bir işlemdir. Günümüz koşullarında zaten var olan iş yoğunluğu içerisinde tahsilat yönetimi yapmak şirketler için hem zaman hem de nakit kaybına yol açmaktadır. Bu nedenle de artık şirketlerin oldukça büyük bir kısmı, tahsilat ve ödemelerini kontrol altına alabilmek için bir muhasebe programı kullanmayı tercih etmektedir. Kaliteli bir muhasebe programı, şirketlerin tüm nakit akışını yönetmesini sağlamaktadır. Günü gelen tahsilatlar için hatırlatma yaparken aynı zamanda müşterilerin ödeme davranışlarına göre birbirinden farklı raporları da sunmaktadır.

Etkili Tahsilat Yönetimi Nasıl Yapılır?

Etkili bir tahsilat yönetimi gerçekleştirmek için birçok unsuru bir araya getirmek mümkündür. Öncelikle tahsilat yönetimi planı oluşturulurken birtakım hususların göz ardı edilmemesi büyük önem taşır. Bunlar; 1.Tarafların satış görüşmeleri esnasında sunduğunuz tahsilat şartlarının müşteri tarafından doğru anlaşıldığından emin olmalısınız. 2.Müşteri kaybına maruz kalmaksızın alacak çözümleri üretebilmelisiniz. 3.Uygulanacak tahsilat yöntemlerinde yeni tekniklere başvurabilir, sosyal medyayı uygulamalarınıza dahil edebilirsiniz. 4.Tahsilat konusuyla ilgili hukuki düzenlemeleri, süreci sağlıklı şekilde sürdürebilmek adına yakından takip edebilirsiniz. 5.Gerçekleşmesi beklenen tahsilatın gecikmesi halinde kıymetli evrak ve vade yapılandırması gibi uygulamalara yönelebilirsiniz. 6.Değişen ve gelişen dünyada oluşan müşteri profilini, müşteri segmentlerini ve hali hazırda olan müşterilerin analizini yapabilirsiniz. 7.Aksiyonlarınızın arasına gerçekleştirilebilir potansiyel tahsilat hamlelerini dahil edebilir ve bunları planlayabilirsiniz. 8.Beklenen tahsilatın gecikmesi halinde mali tablolara nasıl yansıyacağının tespitini yapabilirsiniz. 9.İhtiyaç duyulması halinde geciken alacakların takibi ve hukuki çözüm yolları üzerinde durabilirsiniz. 10.Alacak takibini ve süreç yönetimini kolaylaştırmak için teknolojik sistemlerden faydalanabilirsiniz. 11.Ayrıca, tahsilat sürecinizi verimli bir şekilde yönetebilmek için aşağıdaki adımları gerçekleştirebilirsiniz: •İletmenin için Cari hesap takip programı kullanın ve sorumlu olacak bir personel ya da bir ekip belirleyin. •Tahsilatlardan sorumlu olan personel ya da ekip için eğitim düzenleyin. •İskonto uygulaması ile müşterilerinizi düzenli ya da erken ödemeye teşvik edin. •Ortak özelliklere sahip olan tahsilatlarınızı sınıflandırarak takibini sağlayın. •Sade bir fiyat politikası ile oluşabilecek hata ve itirazların önüne geçin. •Alacak takibini kolaylaştırmak adına faturalar ile ödemelerin mutlaka kaydını tutun.

Alacaklarınızı Sınıflandırın

Tahsilattan sorumlu personelin tahsilat için tüm müşterilerine vakit ayırabilmesi zor olabilir. İşin içine yanlış kesilmiş faturalar, faturada belirtilen hizmet kaleminin açık ifade edilmemiş olması gibi sorunlar da eklenince müşteri mutabık olmadığı tutarı ödemek istemeyebilir. Alacakların yaşlandırma raporunu çıkarmanız ve bu raporda ilk önce yüksek tutarlı alacaklara, ardından süresini geçmiş alacaklara ekstra önem vererek, alacaklarınızı yönetirken tahsil edeceğiniz tutarı arttırabileceğiniz önem sıralaması elde etmiş olursunuz.

Erken Ödeme İskontosu Uygulayın

Uzun süredir hizmet verdiğiniz bazı müşterilerin sürekli olarak ödemelerini geciktirmesi nedeniyle nakit akış problemi yaşayabilirsiniz. Bu müşterilerin portföyünüzde geniş bir yer kaplaması ve uzun bir geçmişe sahip olması nedeniyle daha sıkı yöntemlere başvurmanız da zorlaşabilir. Özellikle nakit sıkıntısı içerisindeyseniz ya da alacaklarınız çok biriktiyse erken ödeme iskontosu uygulayabilirsiniz. Bu iskontoyu uygulayacağınız müşteriye aylık iskontonun yıllık anlamını da hatırlatarak enflasyonla karşılaştırmanız müşterinizin erken ödeme iskontosunu seçerek erken ödeme yapmasını teşvik edecektir.

Gelen Ödemeleri ve Faturaları Düzenli Kaydedin

Alacak takibinin iyileşmesi için gelen ödemelerinizi düzenli olarak kaydedin. Aksi takdirde halihazırda ödemesini yapmış müşterilerinizi tekrar tekrar arayarak gereksiz zaman kaybı yaşarsınız. Tahsilatlardan sorumlu personele, işinizin gerektirdiği ölçüde bir sıklık belirleyerek tahsilat kayıtlarını yapmasını sağlayın. Özellikle kredi limiti uygulayan şirketler için, ay sonları ve yılsonlarında tahsilat kayıtlarını sıklaştırmanızda fayda var. Müşterilerden sadece ödeme değil fatura da gelebilir. İşletmenizde fatura kesen birim ya da satış departmanı sık hata yapıyorsa müşteriden iade edilen fatura sayısı artabilir.