E-Defter Geçiş Zorunluluğu Nedir?  

E-Deftere geçiş zorunluluğu, mükelleflerin sektörüne ve ödedikleri vergi oranlarına bağlı olarak farklılık gösterir. Kanunen belirlenen ciro limitine ulaşmış bir işletme, zorunlu olarak E-Belge geçişini yapmakla birlikte, devamında E-Defter geçişini de gerçekleştirmek durumundadır. 

Tabii ki, işletmeler gönüllü olarak da e-deftere geçebilirler. Artık E-Deftere geçebilmek için E-Fatura kullanıcısı olma şartı aranmamaktadır. Yazımızın devamında, E-Defter geçiş hadlerini, zorunluluk kapsamını ve E-Defter geçiş sürecini detaylı bir şekilde ele alacağız. 

E-Deftere Neden Geçilir? 

E-Deftere geçişin birkaç önemli nedeni vardır: 

• Yasal Zorunluluklar: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın elektronik belgelendirme sistemini yaygınlaştırma çabaları kapsamında, belirli sektörler için e-defter kullanımı zorunlu hale gelmiştir. Bu zorunluluk, vergi mevzuatında yapılan değişikliklerle birlikte uygulanmaktadır. 

• Verimlilik ve Kolaylık: Manuel defter tutma sürecine göre, elektronik defter tutma işlemi daha verimli ve pratiktir. E-defterler, bilgisayar tabanlı sistemlerde tutulduğu için elle yazma ve saklama gibi işlemlerle uğraşmaya gerek kalmaz. Bu da işletmelerin zaman ve kaynak tasarrufu sağlamasına yardımcı olur. 

• Veri Güvenliği: E-defterler, dijital ortamda tutulduğu için fiziksel defterlere göre daha güvenli bir şekilde saklanabilir. Yetkilendirilmiş kullanıcılar dışında erişimi engellemek ve verileri yedeklemek gibi güvenlik önlemleri alınabilir. 

• Maliyet Düşüşü: E-defterlerin kullanımıyla kâğıt, yazıcı, mürekkep gibi masrafların yanı sıra depolama alanı gereksinimi de azalır. Bu da işletmelerin maliyetlerini düşürür. 

• Vergi Denetimlerinde Kolaylık: E-defterlerin dijital ortamda tutulması, vergi denetimlerinin daha hızlı ve etkili bir şekilde yapılmasına olanak tanır. Verilere elektronik ortamda erişim sağlanabilir ve denetim süreci daha verimli hale getirilebilir. 

Bu nedenlerden dolayı, birçok işletme e-defter kullanımına geçiş yaparak hem yasal gereklilikleri yerine getirir hem de iş süreçlerini daha verimli hale getirir. 

E-Deftere Geçmek Zorunda Olan Sektörler Nelerdir? 

Gayrimenkul ve motorlu araçlar için kiralama, satım ve alım işlemleri sunan vergi mükellefleri için e-deftere geçiş hadleri 2022 yılında 500 bin TL ciro elde etmeleri halinde başlamaktadır. 

Aynı şekilde, internet ortamında herhangi bir hizmet satışı yapan veya mal satan mükellefler için de 2022 yılında 500 bin TL gelir elde etmeleri durumunda E-Deftere geçiş zorunluluğu 1 Ocak 2024 tarihine kadar başlamaktadır. 

2024 E-Defter Hadleri Nelerdir? 

Yazımızda belirttiğimiz gibi, E-Deftere geçiş zorunluluğu kapsamında veya gönüllü olarak geçebilirsiniz. Zorunluluk kapsamında olup olmadığınızı bilmiyorsanız veya emin olmak istiyorsanız bu kısma dikkat kesilebilirsiniz. 

2022 yılında 3 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatına sahip tüm mükellefler, 1 Temmuz 2023 tarihine kadar sektör fark etmeksizin E-Fatura ve E-Arşive geçiş yapmak zorundaydılar. 

E-Fatura ve E-Arşiv faturaya zorunlu olarak geçiş yapan mükellefler de 1 Ocak 2024 tarihi itibarıyla E-Defter uygulamasına geçiş yapmak durumundadırlar. 

2024 yılında açıklanacak olan tebliğ sonrasında 2025'e ait E-Defter geçiş hadleri de belirlenecektir. Tebliğ sonrasında en güncel durumu blog yazımızda sizinle paylaşacağız. 

E-Defter Geçişi Nasıl Gerçekleştirilir? 

E-deftere geçiş, belirli adımların takip edilmesiyle gerçekleştirilir. İşte e-deftere geçişin genel adımları: 

• Gerekli Hazırlıkların Yapılması: E-deftere geçiş öncesinde, işletmenin mevcut defter kayıtlarının dijitalleştirilmesi ve elektronik ortama aktarılması gerekebilir. Bu süreçte, işletmenin mevcut defter tutma yöntemine göre uygun bir elektronik defter çözümü seçilir. 

• Yetkilendirme ve İmza İşlemleri: E-defter uygulamasını kullanabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın internet sitesinden yetkilendirme işlemleri yapılır ve elektronik imza veya güvenli elektronik imza temin edilir. 

• E-Defter Uygulamasının Edinilmesi ve Kurulması: İşletme, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış bir e-defter uygulamasını temin eder ve bilgisayar sistemine kurar. 

• Personel Eğitimi: E-defter uygulamasını kullanacak personelin gerekli eğitimleri alması sağlanır. Bu eğitimler, e-defter uygulamasının nasıl kullanılacağı, kayıt tutma kuralları ve diğer gereksinimler hakkında bilgi içerir. 

• E-Deftere Geçişin Tamamlanması: Tüm hazırlıklar tamamlandıktan sonra, işletme e-defter uygulamasını kullanmaya başlar ve artık defterlerini elektronik ortamda tutar. 

• Yedekleme ve Güvenlik: E-defterlerin düzenli aralıklarla yedeklenmesi ve güvenli bir şekilde saklanması önemlidir. Bu, veri kaybı riskini azaltır ve olası güvenlik ihlallerine karşı önlem alınmasını sağlar. 

• Güncel Mevzuat Takibi: Vergi mevzuatında ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayınladığı yönetmeliklerde yapılan değişiklikleri takip etmek, e-defter kullanımıyla ilgili güncellemelere uygun şekilde işlem yapmayı sağlar. 

Bu adımların dikkatlice takip edilmesi, işletmenin e-defter geçiş sürecini başarıyla tamamlamasını sağlar ve yasal gereksinimlere uygun şekilde defterlerin elektronik ortamda tutulmasını sağlar. 

E-Defter Başvuru Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir? 

E-Defter başvuru sürecinde dikkat edilmesi gerekenler şunlar olabilir: 

• Doğru Belgelerin Temini: E-Defter başvurusu için gereken belgeleri eksiksiz ve doğru bir şekilde temin etmek önemlidir. Bu belgeler genellikle vergi kimlik numarası, ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri gibi belgeleri içerebilir. Belgelerin eksiksiz ve doğru olması başvuru sürecini hızlandırır. 

• Yetkilendirme İşlemleri: E-Defter uygulamasını kullanabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın internet sitesinden yetkilendirme işlemleri yapılmalıdır. Bu işlemler için gerekli olan bilgilerin doğru ve eksiksiz bir şekilde girilmesi önemlidir. 

• Güvenli Elektronik İmza (GEİ): E-defterlerin elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanabilmesi için GEİ (Güvenli Elektronik İmza) kullanılması gereklidir. Başvuru sürecinde bu imzanın temin edilmesi ve işletme adına kullanılabilir hale getirilmesi gerekmektedir. 

• Eğitim ve Bilgi Edinme: E-Defter uygulamasını kullanacak personelin gerekli eğitimleri alması önemlidir. Bu eğitimler, e-defter uygulamasının nasıl kullanılacağı, kayıt tutma kuralları ve diğer gereksinimler hakkında bilgi içermelidir. 

• Sürecin Takibi ve Güncel Kalma: Başvuru sürecinin takibi ve sürecin her aşamasında güncel kalmak önemlidir. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayınladığı yönetmelikleri ve duyuruları düzenli olarak takip etmek, başvuru sürecinin sorunsuz bir şekilde tamamlanmasını sağlar. 

• Profesyonel Destek Almak: E-Defter başvuru süreci karmaşık olabilir ve bazı durumlarda profesyonel destek almak faydalı olabilir. Vergi danışmanları veya muhasebe uzmanları, başvuru sürecinde işletmeye yardımcı olabilir ve sürecin daha verimli ve sorunsuz bir şekilde tamamlanmasını sağlayabilirler. 

Bu dikkat edilmesi gerekenler, e-defter başvuru sürecinin sorunsuz bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olur ve işletmenin yasal gereksinimlere uygun bir şekilde e-defter uygulamasını kullanmasını sağlar. 

E-Deftere Geçmeme Cezası Ne Kadar? 

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 562’nci maddesi uyarınca; 

Gerekli açılış ve tasdik işlemlerini yaptırmayanlar 4 bin TL idari para cezası ile cezalandırılır. Defterlerin olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi durumunda ise sorumlular 300 günden az olmamak üzere adli para cezası ile cezalandırılır. 

5510 sayılı Sosyal Güvenlik Kanunun 102’nci maddesine göre işyerine ait defterlerin tasdiksiz kullanılmış olduğunun tespiti halinde, bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar aleyhine, aylık asgari ücretin on iki katı tutarında idari para cezası uygulanmaktadır. 

213 sayılı Vergi Usul Kanunu 352’nci maddesi uyarınca tasdiki mecburi olan defterlerden herhangi birinin tasdik muamelesinin yaptırılması durumunda 1’inci derece usulsüzlük cezası, tasdiki mecburi olan defterlerden herhangi birinin tasdik muamelesinin, süresinin sonundan başlayarak bir ay içinde yaptırılmış olması durumunda ise 2’nci derece usulsüzlük cezası uygulanır.