Muhasebede birden fazla kontrol yönetimi vardır. Mutabakat muhasebe kayıtlarındaki en önemli kontrol yöntemlerinden birisidir. Şirketler hesap defterlerinin gerçekleştirdikleri her etkinliğe uyup takip etmelidir. Genel anlamda mutabakat; belli bir konuda taraflar arasında sağlanan uzlaşma anlamında kullanılır.
Mutabakat muhasebe alanında sıklıkla kullanılan bir terimdir. Muhasebe kayıtlarının karşılıklı olarak teyit edilmesi amacıyla daha çok ön muhasebe birimleri arasında borç ve alacak tutarlarının uyumu için yapılır. Mutabakat olmadan ve düzenli takip yapılmadan muhasebe kayıtlarının doğru olmasını sağlamak zordur. Türk Ticaret Kanunu Madde 94’te “Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir” denilmektedir. Bu da kanuna göre belli devrelerde mutabakatın yapılmasını gerektirmektedir.
Olumsuz (negatif) Mutabakat formu, Olumlu (pozitif) Mutabakat formu ve Bakiyesiz (boş bakiyeli) Mutabakat formu olmak üzere 3 farklı şekli vardır. Olumsuz (negatif) Mutabakat Formu: müşteriye bakiye bildirilir. Eğer mutabık olunuyorsa müşterisinden mektuba cevap vermemesi istenir. Mutabık olunuyorsa hesap bakiye bilgisi istenir. Olumlu (pozitif) Mutabakat Formu: İlgili işletme müşterisine mutabakat formu gönderir ve uzlaşma ya da uzlaşmama durumunda cevap vermesini ister. Bakiyesiz Mutabakat Formu: İlgili işletme müşterisine bakiye miktarı belirtilmemiş form gönderir ve müşterisinden bakiye bilgisini talep eder.
Mutabakat Hangi Durumlarda Yapılır?
Mutabakat; ihlalleri azaltmak, tahsilatları düzeltmek ve hızlandırmak, vergileri takip edip riskleri azaltmak ve şirket güvenirliğini korumak için yapılır. Doğru finansal raporlama önemlidir. Dönem sonunda mutabakat süreci, şirketler arasındaki sözleşmeye göre hazırlanan bir form olan şirketin borç alacak bakiyesini kontrol etme ve onaylama anlaşması ile başlar. Her iki tarafında aynı fikirde olup olmadığını açıklığa kavuşturmak için belirli bir süre içinde işletmenin cari hesabının bakiyesini içeren bir mutabakat mektubu hazırlanır.
Mutabakat Türleri Nelerdir?
Uygulamada en sık karşılaştığımız iki tür işleyiş vardır. Bunlardan ilki cari hesap mutabakatı ikincisi ise BA/BS mutabakatıdır. Bunların dışında şirketlerin kendi aralarında yaptıkları bazı özel uzlaşma sistemleri de mevcuttur.
Cari hesap mutabakatının BA/BS mutabakatından farkı nedir?
• Cari hesap mutabakatı temel olarak döviz işlemlerinin uygulanabilirliğini sağlamak, BA/ BS mutabakatı ise şirket tarafından düzenlenen faturaların sayısı ve tutarı ile eşleşmesini sağlamaktadır. • BA/ BS anlaşmasında şirketler tarafından düzenlenen ve alınan faturaların toplam tutarı 5.000 TL’ yi (KDV hariç ) aşarsa, şirketler fatura bilgilerini hükümete bildirmek için bu formlarını kullanmalıdır. • Cari hesap mutabakatının gerçekleştirmemesi veya doğrulanmaması parasal sonuçlar ortaya çıkarır. BA/ BS şeklindeki hatalar, uygunsuzluk nedeniyle özel cezalara neden olabilir. • Maliye Bakanlığının BA/ BS formunda düzeltmeler yapmak isterseniz, ilgili formu ödeme tarihinde itibaren 10 gün içinde yapmaktan ceza almazsınız. 10 gün sonra yapılan düzeltmelerde ise hemen para cezası uygulanmaya başlanır.
Cari mutabakat nedir?
Yıl sonunda birlikte çalışan firmaların, muhasebecilerin mükellefleri ile çeşitli bilgi paylaşımını içeren, cari hesaplar arasındaki alacak ve borç yani gelir ve gider ilişkisinin takip edilmesini sağlayan bir aşamadır. Mutabakat aşamasında bazı yazışmalar, mektuplar, cari hesap tabloları, grafikleri ve benzer evrakların paylaşımı sürdürülür. Cari mutabakat aşamasında etkileşimde bulunan kurum ve kuruluşların birbirleri ile kesintisiz bir şekilde iletişimde olmaları ve bilgi aktarımlarını net, anlaşılır bir şekilde yapmaları oldukça önemlidir.
Cari mutabakat nasıl yapılır?
Mevcut mutabakatta şirketler arasındaki iş sözleşmelerinde borç ve alacak bakiyelerini eşleştirerek ve onaylayarak şirket defterlerinin eşleştirilmesinin kontrol edilmesi son derece önemlidir. Mal alışverişi yapıldıktan sonra, mevcut sözleşme formu yürürlüğe girer. İki şirketin kayıtlarının senkronize olması beklenir. Mutabakat formu diğer tarafa posta, faks veya telefonla gönderilebilir.
E- Mutabakatın Özellikleri Nelerdir?
E mutabakat cari hesapların toplu bir şekilde gönderimi dip toplamları alma ve tüm verileri raporlama, mutabakat dönüşlerinin zamanlanmasını takip etme gibi özelliklere sahiptir. Bunların haricinde diğer özellikler ise şöyledir; • Hesap açıklarını önlemek için SMS gönderme gibi özellikleri, • Sorunlu müşterileri tespit edebilme, • Diğer firmalar ile ilişkilerin kontrol edilmesi, • Mutabakat dönülerinin zamanlanması, • Sistem üzerinde karşı tarafa not yazabilme, • Birden fazla işletme için sistemi kullanabilme gibi özellikleri içermektedir.
E- Mutabakat Kullanmanın Faydaları Nelerdir?
Cari hesap mutabakatları genellikle kâğıt üzerinde hazır hale getirilip, çıktı olarak alınarak faks veya telefon yolu ile karşı firmaya gönderimi yapılıyor. Bu şekilde yapmak hem zaman kaybına yol açıyor hem de oldukça zahmetli oluyor. Fakat Excel programı ile hazırlamak birçok avantajı beraberinde getiriyor. Bu avantajlardan bazıları şöyle; • E-posta yolu ile gönderildiği için hem zamandan tasarruf sağlar hem de daha kolaydır. • Arşivleme, kargo, kâğıt gibi masrafları egale ederek düşük maliyetli olma özelliğine sahip. • Daha az kâğıt kullanıldığı için çevre dostu olma özelliğine sahip. • Excel ile veri kaydetme ve alma özelliği olan tüm sistemler ile uyumlu bir şekilde çalışıyor. • Sistem üzerinde kayıtlı olan veriye hızlı ve kolay bir şekilde erişim imkanını sunmuş oluyor.
